Mindful vergaderen, hoe werkt dat?

Naar de effectiviteit van mindfulness wordt veel onderzoek gedaan, vooral de laatste jaren gebeurt dit ook op het gebied van de werkvloer. Laatst las ik een artikel over het effect van mindful vergaderen in zogenaamde agile projectteams met de introductie van de 3 minuten ademruimte tijdens stand-up bijeenkomsten.

De uitkomst van het onderzoek is helder. De deelnemers luisteren beter naar elkaar, iedereen is betrokken bij het besluitvormingsproces en er wordt effectief vergaderd. De interactie is goed en ook de emotionele reacties van de deelnemers zijn gezond. Maar het onderzoek toont ook aan dat het accepteren van de 3 minuten adempauze voorafgaand aan de stand-up, lastiger is.

In een open ruimte voelden deelnemers zich vaak bekeken. Ondanks dat het nut van de korte meditatie werd onderschreven, wilden de deelnemers de adempauze liever niet verder toepassen op de werkvloer. Wel zijn een aantal deelnemers van plan de meditatie thuis toe te passen. Is het nog te vroeg om meditatie op de werkvloer te introduceren?

Wel of niet mediteren

Stel je eens voor. Je komt ‘s ochtends aan op je kantoor en je start je computer op. Vervolgens gebruik je de tijd die de computer nodig heeft om op te starten, om zelf op te starten door je ogen te sluiten en 10 minuten te mediteren. Zou dit positieve  invloed op je hebben gedurende de rest van de dag? En als dat je dat dan als zodanig zou ervaren, zou je dan niet iedere werkdag willen beginnen met een meditatie?

Misschien niet. Maar wellicht kun je wel in de parkeergarage in de auto een 3 minuten adempauze inlassen voordat je je naar je kantoor begeeft. Of moet je nog even naar het toilet en kun je van de privacy gebruik maken om kort te mediteren. En als je tijdens het opstarten van je computer graag eerst koffie gaat halen, kun je aandachtig letten op je stappen naar de automaat en met aandacht een bakkie tappen.

Maar misschien denk je dat mediteren op je werk om allerlei redenen niet voor jou is weggelegd. Net zoals de acceptatie van de 3 minuten adempauze voor een zogenaamde stand-up. Zijn er dan nog andere manieren om bijvoorbeeld te komen tot mindful vergaderen?

Tips en trucs

Er zijn heel wat tips en trucs te benoemen, die gericht zijn op vergaderen met aandacht. Zowel de voorzitter als de deelnemers kunnen ze toepassen tijdens het mindful vergaderen. Het effect is natuurlijk het grootst wanneer iedereen aandachtsgericht meedoet.

1. Bereid je voor

Laat iedereen 10 tot 15 minuten voor de vergadering zich daarop voorbereiden door een alarmklokje te zetten. Sluit datgene waar je mee bezig bent bewust af en bereid je voor op de meeting. Je kunt het leesmateriaal nog even doornemen en misschien nog even je ogen sluiten en de 3 minuten adempauze doen. Als je opstaat om naar de vergaderruimte te gaan, loop je rustig en met aandacht voor je voetstappen. Neem je de trap? Doe dit dan ook met aandacht voor je voetstappen op de treden en wees je bewust van je ademhaling. Wat doet dit met je?
Tap je nog een bakje koffie of thee? Doe dit dan ook met aandacht voor je bekertje en de koffiemachine. Komt er een gedachte voorbij drijven? Merk dit dan op en ga verder met aandacht schenken aan de fysieke handelingen waar je mee bezig bent, onderweg naar je meeting.

2. Landen

Als je een plekje inneemt, doe dit dan met aandacht. Ga met aandacht voor je beweging zitten, merk op hoe je de stoel aanschuift en plaats neemt. Voel je voeten op de vloer en hoe je billen zich op het zitvlak nestelen. Ga rechtop zitten, neem een waardige houding aan en merk de ruimte op waarin je je bevindt.

3. Wat is nieuw en goed?

Maak een soort voorstelrondje waarbij iedereen de vraag beantwoord: wat is er nieuw en goed? Het antwoord kan komen uit het werk maar ook uit de privésfeer. Zijn er mensen die elkaar niet kennen? Laat deze vraag dan vooraf gaan door je naam en wat je doet in relatie tot de vergadering. Hou het wel kort, geen verhalen of nieuwe vragen. Maar puur even een rondje maken en de focus op iets positiefs leggen, voorkomt klagen en catastroferen. Daarnaast vergroot het de samenhang tussen de teamleden en het begrip voor elkaar.

4. Een doordachte reactiepauze

Als iemand zijn of haar verhaal afsluit, wacht je 3 tot 5 seconden voordat je feedback geeft. Niet alleen heeft de verteller het idee dat er serieus geluisterd werd, het maakt je ook bewust van je eigen reactie voordat je reageert. Deze werkwijze verhoogt de loyaliteit en het vertrouwen in elkaar. De kans dat je gedachteloos, automatisch en negatief reageert wordt hierdoor aanmerkelijk kleiner.

5. Een time-out in stilte

Als de gemoederen verhit raken, of het onderwerp is complex en zwaar verteerbaar, kun je een stille pauze inlassen. Gebruik deze pauze om zelf in stilte pas op de plaats te maken, je gedachten te ordenen. Het werkt! Het is net alsof de zwaar beladen energie van zichzelf oplost in de stilte. Een paar minuten stilte is genoeg en verricht dus wonderen.

6. Rond mindful vergaderen samen af

Formuleer samen de actiepunten en besluiten. Zet ze duidelijk op een scherm, bord of flipover. Spreek samen af wie de eigenaar is en wat de tijdlijn is. Zo worden de actiepunten en besluiten breed gedragen en heeft iedereen het idee dat de vergadering nuttig was en iets heeft opgeleverd.

7. Op tijd afsluiten

Sluit 5 tot 10 minuten het mindful vergaderen van tevoren af. Je zou een minuut stilte in acht kunnen nemen om even te ontspannen en even je ademhaling te volgen. Zo kun je even resetten voordat je verder gaat. Wees je bewust van je lichaam als je opstaat en gaat lopen. Voel je voetstappen, voel hoe bijvoorbeeld je voeten zich afwikkelen bij elke stap die je zet. Even van de doe-modus naar de zijn-modus.

Zo zijn er nog veel tips en trucs te noemen die je kunnen helpen met mindful vergaderen en mindful te werken. Het effect is het sterkst wanneer iedereen hieraan deelneemt. Maar ook in je eentje kun je heel veel bereiken, zonder dat je als een buitenbeentje wordt gezien.